Rezumatul 2019 pentru Mondevents: două evenimente TEDx ce au însumat peste 3000 de oameni și multe alte evenimente corporate, unul mai special decât altul. Încă o dată ne-am convins că profesioniștii buni se atrag deoarece exact asta s-a întâmplat și în cazul nostru și am ajuns să facem parte din echipa Cluj Hub, alături de care am organizat cel mai mare TEDx din România și unul dintre cele mai mari din Europa.

Despre asta este și articolul de astăzi. Despre ce înseamnă să faci parte din fenomenul mondial care este TEDx, și mai ales, despre lucruri bine de știut în momentul în care spuneți da unui proiect de asemenea anvergură.

Prima interacțiune cu echipa Cluj Hub și Cristian Dascălu, organizator al TEDxCluj de 10 ani, a fost în februarie 2019 și am discutat timid despre cum ar putea arata colaborarea noastră. Până atunci partea de project management a evenimentului fusese internă, iar externalizarea acesteia era un pas care trebuia cântărit cu atenție.

TEDxCluj crescuse de la un an la altul, iar ediția 2019 urma să fie cea mai mare de până atunci. Erau multe de pus la punct din februarie până în iunie, însă activitățile de project management erau menite să clarifice, să organizeze și să alinieze planetele care zburdau în voie prin proiect. 😊

Ce presupune de fapt organizarea unui TEDx?

Începem cu mini-departamentele create pentru ariile majore ale evenimentului, în care sunt menționate și activitățile necesare.

  1. Project management

Am ales acest departament ca fiind primul prezentat deoarece aici se decid obiectivele evenimentului și se face un plan pentru a ajunge la destinație în timpul dorit.

Orice eveniment începe cu agrearea temei evenimentului, data, locația și numărul de participanți target. S-a agreat de asemenea la nivel de echipa timing-ul pentru diversele activități majore, roluri și responsabilități și am decis mini-departamentele care se vor forma pentru implementarea activităților. Este extrem de important ca fiecare membru din echipă să știe exact care este aria sa de acțiune și care sunt responsabilitățile fiecăruia.

Project managerul este persoana din proiect care știe în fiecare moment statusul pe fiecare arie, controlează bugetul și poate trage semnalele de alarmă în momentul în care există întârzieri sau probleme pe proiect. Este cel care unește diversele direcții dintr-un proiect pentru a se contura un tot unitar.

  1. Design

Departamentul de design intră în acțiune după ce se decide tema evenimentului și look & feel, ce anume se vrea transmis pentru a atrage publicul. Această echipă s-a ocupat de toată partea vizuală online și offline, designul pentru website, broșuri și cam tot ce s-a comunicat către publicul nostru.

E foarte important ca echipa de design să înțeleagă că ritmul de muncă este diferit în funcție de momentul de timp în care se află. Adică cu 10-12 luni înainte de eveniment, momentul în care demarăm un nou eveniment TEDx, va fi mai mult de lucru pentru definirea direcției principale de design, crearea site-ului și vizualurilor de marketing online inițiale. Volumul de muncă va scădea pentru câteva luni, după care va urca exponențial în ultimele 3-4 luni înaintea evenimentului.

  1. Marketing

Tot ce înseamnă imagine, comunicare, tone of voice, conexiunea cu publicul sau promovarea evenimentului, intră sub incidența departamentului de marketing. Mai mulți omuleți talentați și inovativi s-au ocupat de crearea unui plan de comunicare și plan media care să includă atât online-ul cât și offline-ul.

Parteneriatele sunt o parte foarte importantă dintr-un eveniment, iar noi am colaborat fantastic cu Iulius Mall, Vivo, Platinia, The Office, Radio Impuls și alte business-uri din Cluj pentru expunere media.

Planul de marketing trebuie gândit și creionat în funcție de:

  • Număr țintă de participanți
  • Timpul rămas până la eveniment
  • Perioade cu promoții
  • Bugetul evenimentului
  • Resurse umane disponibile – pentru a decide dacă marketingul se va externaliza sau nu (copyright, online accounts management, etc.)
  • Parteneriate media (barter) disponibile
TEDxCluj 2019 Mondevents Oana Pellea
  1. Speakeri

Echipa de proiect care se ocupă de speakeri va prelua propuneri de speakeri din interiorul echipei, va face cercetare pentru a identifica cei mai reprezentativi speakeri pentru tema ediției, va discuta și agrea numele către care se va merge cu invitație.

Speakerii TEDx nu sunt plătiți, acesta fiind un eveniment inspirațional pentru comunitate. Din acest motiv, echipa care este responsabilă de asigurarea unei agende cu conținut de calitate, nu va avea o muncă ușoară. Speakerii invitați trebuie să accepte să participe fără a fi plătiți, doar pentru onoarea de a fi pe scena unui eveniment TEDx și pentru a interacționa cu publicul lor.

După ce se agreează short-list-ul de speakeri, aceștia vor fi contactați de către echipa și invitați oficial la eveniment. Echipa responsabilă de speakeri va fi mereu la dispoziția acestora pentru a-i ajuta cu deplasarea, cazarea, programul zilelor dinaintea evenimentului, etc.

Curatorul speakerilor, care este o singură persoană din echipă, se va ocupa de coachingul speakerilor pentru construirea unui discurs interesant, logic, cursiv și potrivit cu tema.

  1. Sponsori și parteneri

Echipa dedicată sponsorilor este critică pentru creșterea anuală a evenimentului. Asta deoarece ei se asigura că sponsorii sunt și rămân fericiți. Această echipă este la dispoziția companiilor partenere pentru orice întrebări ar avea, sfaturi legate de activări, aranjare în spațiu, înscriere participanți din companii, producție materiale publicitare, etc.

Oamenii din această echipă joacă rolul de account manageri pentru sponsorii mari și cu care se dorește construirea unei relații bune, pe termen lung. Ei vor colabora cu echipa de marketing pentru a se asigura că se respectă contractul din punct de vedere al vizibilității asigurate sponsorului.

  1. Logistică & furnizori

În orice eveniment de anvergură există mulți furnizori implicați, care trebuie ajutați pentru a-și putea îndeplini contractele cât mai bine cu putință. Echipa dedicată pe partea de furnizori și logistică asigură o comunicare eficientă cu furnizorii, transmiterea tuturor informațiilor importante pentru ei (de exemplu raidere tehnice pentru scenă, agenda evenimentului, număr de porții pentru furnizorii de food & drinks, etc.)

Această echipă este cea care agreează setup-ul evenimentului din punct de vedere logistic pentru a asigura o cursivitate logică în locație, pentru a preveni eventuale situații neplăcute pentru participanți (cozi nesfârșite, mâncare prea puțină, etc.). De asemenea, va pune în practică aranjarea în locație în zilele anterioare evenimentului împreună cu voluntarii ediției.

TEDxCluj 2019 Mondevents voluntari
  1. Voluntari

Voluntarii unui eveniment sunt extrem de importanți și ar trebui aleși pe criterii bine definite. Din păcate, în majoritatea evenimentelor, ei sunt lăsăți în ultima parte a organizării pentru că există alte priorități. Totuși, selecția și trainingul voluntarilor ar trebui să fie făcute cu cel putin două luni înainte de eveniment, deoarece ei sunt interfața cu participanții.

Voluntarii ar trebui să fie familiari cu ce se va întâmpla în eveniment, cu istoricul speakerilor, cu activitățile pe care trebuie să le desfășoare ei, cu agenda evenimentului și momentele cheie în care va fi nevoie de ajutorul lor (de exemplu servirea prânzului).

Așadar, sfatul nostru ar fi să le acordați importanța cuvenită și alegeți voluntari care sunt amabili, harnici, inteligenți și care știu să zâmbească. Cu aceste patru calități se pot rezolva multe situații dificile din timpul evenimentului, care oricum vor apărea, indiferent cât risk management se face.

TEDxCluj2019

Organizarea unui eveniment TEDx presupune așadar multă atenție distribuită către toate echipele, abilități de prioritizare a task-urilor și de leadership, deoarece Project Managerul nu este superior echipei, ci este coleg cu ei. Autoritatea informală se bazează pe respect și pe felul în care fiecare știe ce are de făcut în acel moment și ce urmează pe lista de task-uri.

A fost o plăcere să organizăm deja două evenimente TEDx și este un challenge să îl pregătim și pe al treilea în 2020, ediție aniversară TEDxCluj și care dorește să ofere experiența TEDx către 3000 de persoane.

Am învățat multe în cel mai bun mod posibil: pe pielea noastră 😊. Lăsând gluma la o parte, lecțiile din primele două evenimente TEDx nu le vom uita curând și cu siguranță ne vor ajuta să facem următoarele evenimente tot mai reușite.

Terminăm 2019 exact așa cum l-am început, cu energie pozitivă și mult chef de proiecte frumoase. Să ne întâlnim sănătoși la TEDxCluj 2020! 😊