Din experienţa Mondevents: în ce fel este diferit managementul unui eveniment cu voluntari şi la ce trebuie să fim atenţi când facem planificarea.

M­­­­ulţi ani de mediu corporate, obişnuinţa deadline-urilor, o siguranţă aparentă că dacă project managerul roagă pe cineva să facă ceva, se va face, feţe cunoscute şi probleme familiare, pentru care aveam soluţia în majoritatea cazurilor. Forming, storming, norming şi performing. Trecusem prin stadiile astea cu multe echipe în producţie, consultanţă, cercetare, IT, medii diferite cu oameni diferiţi.

Aşa că atunci când am început proiectul credeam că totul e sub control. Ce contează că oamenii cu care urma să lucrez nu erau angajaţi, ci voluntari? Ce contează că 90% din comunicare urma să se facă la telefon sau pe mail? Ce contează că timpul de planificare era foarte scurt? Mai livrasem proiecte fulger, cu planificare făcută în trei zile şi rezultate peste asteptări…

Oh well, guess again. Proiectele desfăşurate cu voluntari sunt mai diferite decât mă aşteptam şi undeva la o săptamână după începerea proiectului, mi-am dat seama că îmi subestimasem “adversarul”. Şi de acolo au urmat numai lecţii la amintirea cărora acum zâmbesc, însă atunci era ultima idee de pe listă.

Aşa că scriu acest articol pentru cei care preferă să înveţe din lecţiile altora, pentru a scuti nişte neuroni distruşi din cauza stresului. ? Aşadar, cu ce e diferit un proiect sau eveniment organizat cu voluntari?

Resurse

Am început proiectul cu 50 de voluntari care verbal îşi doreau să ajute şi păreau entuziaşti. Am avut kick-off meeting cu vreo 15 oameni din acei 50, în care s-a prezentat planul de proiect, roluri şi responsabilităţi, timpul pe care îl avem la dispoziţie şi importanţa fiecărui rol. S-au nominalizat lideri pentru fiecare echipă, începând de la Legal & HR, Parteneri & Furnizori, Logistică, Marketing, etc. Şi am început.

În trei săptămâni, am rămas cu zece oameni implicaţi activ în proiect, dintre care cinci răspundeau la telefon de fiecare dată. Restul … motive diverse.

Deci lecţia: voluntariatul înseamnă că îţi aloci cât timp vrei tu pentru activităţi extra job, familie şi alte responsabilităţi ale vieţii de zi cu zi. Oamenii în general sunt entuziaşti la început, însă puţini sunt capabili să danseze toată melodia, pentru că obosesc pe parcurs. Bazează-te pe 10% din voluntarii care se înscriu la organizarea unui eveniment. Ce e în plus va fi doar o surpriză placută. ?

Evenimente cu voluntari

Task-uri

Alocarea task-urilor e foarte utilă, însă necesită mult mai multe explicaţii decât pe un proiect într-o companie multinaţională. Asta deoarece oamenii care fac voluntariat fac asta ca să ajute, dar şi ca să înveţe lucruri noi, asta însemnând că nu vei avea pe proiect cele mai skilled persoane. Depinde doar de project manager cât timp alocă pentru explicaţii şi pentru trainingul voluntarilor.

Lecţia mea: Dacă voluntarii dau din timpul lor pentru a ajuta la organizarea evenimentului, alocă şi tu timp pentru a-i învăţa sau pentru a le explica cum să facă anumite task-uri cât mai eficient. Este o parte importantă din crearea şi sudarea echipei. În plus, multe idei noi şi bune au venit de la persoane destul de novice în ale organizării de evenimente, deoarece au avut o viziune mai liberă decât cineva care a trecut deja pe acel drum.

Disponibilitate

O parte importantă din managementul unui proiect sunt status meetingurile cu echipa. Acele momente în care recapitulăm ce s-a făcut şi decidem care sunt paşii următori, priorităţile, şi milestones până la următorul status meeting. Lucrul cu voluntarii e complet diferit pentru că timpul oamenilor este mult mai limitat decât într-o companie şi priorităţile şi le decide fiecare.

Aşadar lecţia: Oamenii nu vor fi disponibili toţi în acelaşi timp. Este greu, aproape imposibil să strângi o echipă mai mare de zece oameni la un status meeting în voluntariat. Când lucrezi cu echipe mai mari, cel mai bine e fragmentezi munca pe “departamente”, fiecare având un responsabil. Apoi să stabileşti câte o întâlnire cu fiecare responsabil de echipă care să îţi dea statusul şi să îţi spună dacă şi unde e nevoie de ajutor, sau care task-uri sunt complete. Astfel la o echipă de 50 de oameni, project managerul se va coordona cu 5 oameni care sunt responsabili de departamente.

Deadlines

In IT, deadline-urile înseamnă de multe ori sfârşitul unui sprint sau săptămâna dinaintea unui release. Toata echipa ştie că story-urile trebuie să fie complete, testate pentru release şi acceptate de client. Avem cu toţii o direcţie şi un scop pe termen scurt. În voluntariat, oamenii sunt relaxaţi, doar facem voluntariat ca să ne relaxăm, să ne rupem din cotidian, să simţim că am făcut un bine societăţii, deci nu trebuie să fie stresant.

Lecţia aici este că echipa va tinde să lase totul pe ultima sută de metri, pentru că vor ignora deadline-urile. Deadline înseamnă o obligaţie, aşadar este contrar voluntariatului. ? Ca project manager pe un proiect cu voluntari, asigură-te că deadline-urile sunt hotărâte astfel încât task-ul să nu fie pe critical path dacă se întârzie cu o săptămână – două. Trimite remindere şi contactează oamenii din timp pentru a le aduce aminte de deadline, explicând care e impactul dacă se va întârzia.

evenimente cu voluntari

Satisfacţii

Multe. În primul rând, dacă reuşeşti să duci proiectul la bun sfârşit şi evenimentul într-adevăr are loc, o să vezi oameni zâmbind şi într-un fel, deşi a fost greu, o să îţi pară rău că s-a terminat. Pe proiectul nostru – The Hope Generation – am văzut copii jucându-se, râzând în hohote, alergând cu zmeie în mână, părinţi relaxaţi şi mai copilăroşi decât de obicei, urmărind spectacole de magie şi teatru de păpuşi.

După câteva săptămâni de planificare şi coordonare, echipa în sfârşit a putut să se bucure de ce a realizat, şi anume un eveniment pentru oamenii cărora le pasă de cauzele sociale şi de lumea în care trăiesc.

Şi atunci da, pot spune că sunt satisfacţii, mai ales când cunoşti oameni faini cu care legi prietenii şi sau când după eveniment reuşeşti să strângi bănuţii pentru a cumpăra volanul ambulanţei mult dorite. La restul încă se lucrează.?