M­­­­ulte companii mari din Cluj Napoca organizează evenimente corporate pentru echipa lor sau pentru partenerii de afaceri, însă foarte puține reușesc să își îmbunătățească poziționarea pe piață sau să își consolideze reputația de angajator în urma evenimentelor.

Companiile pot crea evenimente memorabile pentru invitaţii lor, prin simpla folosire a ingredientelor potrivite în organizarea acestora. Piața românească încă nu este suficient de matură pentru a lansa tendințe în materie de evenimente corporate, dar e ok. Nu vrem să reinventăm roata, vrem doar să rămânem pe traiectoria potrivită.

Făcând un pic de cercetare pentru a vedea exact care e direcția corectă, am întâlnit câteva tendințe interesante în ceea ce privește evenimentele corporate, pe care vreau să vi le împărtășesc.

Iată ce ar trebui să aveți în vedere în organizarea evenimentului companiei dumneavoastră:

Corporate-events.-Trends-in-2018

Companiile pot crea evenimente memorabile pentru invitaţii lor, prin simpla folosire a ingredientelor potrivite în organizarea acestora.

Crowd-streaming

Sau “transmisiune în direct” la scară mare. Acest termen înseamnă difuzarea live a unui eveniment (evenimentul companiei dumneavoastră) pe un site unde o mulțime de alte persoane îl pot viziona. Câteva idei ar fi site-urile de social media, cum ar fi Facebook, prin Facebook Live, care permite oamenilor să transmită live de la fața locului, prin simpla folosire a smartphone-ului.

Pentru ca oamenii să dorească să facă un livestream al evenimentului pe care îl organizați, experiența pe care o creați trebuie să fie interesantă și să inspire. Investiți în efecte vizuale și activități unice, deoarece oamenii îşi vor împărtăsi experientele dacă acestea sunt distractive și interesante. Invitați trupe cunoscute pentru a vă distra angajații, invitați speakeri ale căror discursuri care vor avea un impact puternic sau eliminați orice inhibiție și alegeți o temă neconvențională.

Aplicaţii Mobile

Companiile au început să folosească aplicații mobile pentru evenimente, în principal pentru a ușura accesul la informaţie pentru audienţa evenimentului lor. Această tendință a aplicațiilor mobile pentru conferințe este de-abia la început, dar va creşte cu siguranţă în următorii ani pentru că aduce multe beneficii.

App-urile pentru evenimente mențin lucrurile simple pentru participanți, ajutându-i să ţină pasul cu programul prin utilizarea agendelor online, prin interactive social sharing, mesagerie sau permițându-le să ia notițe.

Aplicațiile mobile pot oferi, de asemenea, informații valoroase invitaţilor evenimentului deoarece aceștia pot verifica profilurile speakerilor, având acces la resurse educaționale referitoare la subiectul conferinței (de exemplu, audioguide sau audiobook-uri).

Plannerii evenimentului utilizează aplicațiile mobile pentru a gestiona prezenţa la eveniment, primirea oaspeților sau comunicarea cu echipa organizatoare, astfel încât orice schimbare să fie comunicată în timp util.

Filmări cu drona

Prima dată când am văzut videoclipurile extraordinare filmate de undeva „din înaltul cerului”, care surprind peisaje maiestuoase și oameni distrându-se de minune, am crezut că nu oricine îşi permite costurile pentru un astfel de serviciu. Am fost surprinsă să aflu că de fapt, este destul de accesibil pentru un eveniment corporate.

Dronele devin din ce în ce mai mici și mai accesibile ca preț și sunt de asemenea un instrument de încredere pentru marketingul post-eveniment, pentru a continua să vă uimiți oaspeții. Imaginile suprinse de drone au devenit un concept familiar, oamenii așteptându-se ca acestea să facă parte din evenimentele unei companii. Asigurați-vă că țineți cont de acest aspect.

Spaţii pentru “evadare”

Networking-ul este o parte foarte importantă a oricărui eveniment corporate, chiar și în cazul unei petreceri aniversare. Creați mai multe spații retrase, unde oamenii pot să stea, să se relaxeze și să se cunoască mai bine. Confortul trebuie să fie o prioritate, iar dacă plasați pe alocuri mesaje de branding ale companiei dumneavoastră, aceste spații vor fi locul perfect pentru a lua o pauză de la muzica tare și a vă bucura de o ceașcă de cafea la miezul nopții.

Locații unice

Știați deja asta, nu? Suntem plictisiți de hoteluri, centre de conferințe și restaurante. De ce să nu ținem o conferință într-un parc? Tehnologia poate fi pusă la dispoziție oriunde, apelând la echipa potrivită. Spațiul destinat evenimentului trebuie să aibă factorul ”wow”, ceva la care oaspeții nu se așteptau. Un cadru neobișnuit setează imediat așteptările despre cât de inovatoare este compania, contribuind la crearea unei experiențe fantastice.

“The WHY” behind

Fiecare eveniment trebuie să aibă un “DE CE” foarte clar definit. Motivația evenimentului trebuie evidențiată de-a lungul evenimentului, iar acest lucru este posibil numai dacă aceasta este înţeleasă de echipa organizatoare.

Răspunsul la întrebarea De ce? trebuie să se regăsească în design-ul locației, dar și în activitățile incluse în eveniment, pentru a crea acea experienţă memorabilă pentru participanţi. Foarte mult din acest aspect cade în sarcina event plannerului, aşa că dacă nu aveți resurse interne pentru organizarea ca la carte a evenimentului, mai bine apelați la o companie specializată și puneţi totul pe lista lor.

Focus pe experiența oferită invitaţilor („customer journey”)

Conceptul de „customer journey” este mai familiar pentru profesioniștii din domeniul IT, întrucât acesta este intens folosit in crearea de site-uri web sau aplicații mobile. Pe scurt, „customer journey” înseamnă „suma totală a experiențelor pe care clienții le au atunci când interacționează cu produsul/serviciul/compania dumneavoastră.”. În cazul unui eveniment, clientul poate fi un angajat, partener de afaceri, colaborator sau doar un invitat oarecare.

Concentrați-vă pe clientul dumneavoastră, pe ceea ce vede, pe momentul când vede, pe modul în care le transmiteți povestea companiei dumneavoastră.

Chatbots

Auzim mereu cât de important este feedback-ul, şi într-adevăr ne ajută să ştim ce am făcut bine şi se ce poate îmbunătăţi. Feedback-ul trebuie colectat atât în timpul unui eveniment, cât și după terminarea acestuia, dar este indicat să evităm aşa-zisele formulare de feedback pe care nimănui nu-i place să le completeze.

Mailul nu mai este nici el o soluţie deoarece oamenii au tendinţa să ignore e-mailurile în care o companie solicită feedback, le lasă deoparte pentru a da un ochi peste ele ceva mai târziu. Un ”mai târziu” care devine ”niciodată”.

Pentru a obține feedback, este important să păstrați lucrurile cât mai simple, rapide și interactive, iar chatbot-urile s-au dovedit a fi un canal de feedback interesant pentru evenimente. Chatbot-urile sunt canale de feedback neîntrerupt, colectând toate interacțiunile din fiecare etapă a evenimentului, oferind un mediu sigur pentru ca oaspeții dumneavoastră să-și exprime părerile, facilitând totodată interpretarea rezultatelor de către compania dumneavoastră.

Storytelling sau eveniment tematic?

Gândiți-vă la modul în care doriți să se simtă participanții din momentul în care primesc invitația la eveniment până în momentul în care pleacă de la acesta, cu zâmbetul pe buze și gândindu-se că aceasta a fost una dintre cele mai tari experiențe din viața lor.

Actualmente, tema care câștigă cel mai mult în popularitate este non-tema. Nu ne mai mulțumim cu o temă rigidă, tip Foc & Gheață, filmul în vogă al momentului, ori o anumită decadă, ci ne concentrăm pe un sentiment sau o emoție în cadrul evenimentului. Experiența pe care o creați prin evenimentul dumneavoastră este ceea ce contează.

Storytellingul în cadrul evenimentului comunică ceva despre companie, despre valori și misiune, despre planurile de viitor sau despre motivul reuniunii. Prin storytelling, le permiteți oamenilor să se simtă parte din povestea dumneavoastră. Storytelling se poate face vizual, oral sau prin comunicare scrisă.

În concluzie, nu spunem că nu ar trebui să alegeți o temă pentru eveniment, ci doar că puteţi alege o temă potrivită pentru povestea pe care vreți să o împărtășiți.

Orice event planner bun trebuie să rămână conectat la tendințele pieței și să ofere cele mai bune soluții, personalizate evenimentelor corporate pe care le organizează. Eu personal, îmi încep ziua cu un capuccino şi timp alocat pentru identificarea de articole și idei interesante pe care le-aș putea pune în aplicare în următorul eveniment corporate. Astfel mă asigur că MONDEVENTS rămâne o agenţie creativă, profesionistă și care continuă să furnizeze evenimente corporate premium.