{"id":1971,"date":"2018-05-16T08:54:11","date_gmt":"2018-05-16T08:54:11","guid":{"rendered":"https:\/\/corporatemondevents.ro\/?p=1971"},"modified":"2018-06-27T12:21:57","modified_gmt":"2018-06-27T12:21:57","slug":"etapele-planificarii-unui-eveniment-corporate","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/corporatemondevents.ro\/ro\/etapele-planificarii-unui-eveniment-corporate\/","title":{"rendered":"Etapele planific\u0103rii unui eveniment corporate"},"content":{"rendered":"

7 minute bine investite.<\/h5>\n<\/div>

N<\/span>\u00ad\u00ad\u00ad\u00adu cred c\u0103 a fi organizat este un talent cu care ne na\u015ftem. Copil fiind, \u00eemi f\u0103ceam temele doar c\u00e2nd \u00eemi aducea aminte mama, sau \u00eemi aranjam camera doar c\u00e2nd acest lucru era condi\u0163ia pentru o tur\u0103 de joac\u0103 afar\u0103 cu copii. \u00cen facultate am \u00eenv\u0103\u0163at la fel ca ceilal\u021bi colegi, \u00een noaptea dinaintea examenului, chiar dac\u0103 la \u00eenceputul fiec\u0103rui semestru f\u0103ceam planuri despre cum urma s\u0103 \u00eenv\u0103\u0163 \u00een mod regulat pentru fiecare curs.<\/p>\n

Cred, totu\u0219i, c\u0103 abilit\u0103\u021bile organiza\u021bionale pot fi \u00eenv\u0103\u021bate \u0219i cultivate. Ne putem educa s\u0103 fim organiza\u0163i urm\u00e2nd anumi\u0163i pa\u0219i \u00een orice proiect pe care \u00eel gestion\u0103m, fie personal, fie profesional. \u0218i dup\u0103 10 ani de practic\u0103, acesta este primul lucru care \u00eemi vine \u00een minte atunci c\u00e2nd trebuie s\u0103 m\u0103 prezint. „Sunt o persoan\u0103 foarte organizat\u0103. Prin urmare, am devenit Manager de Proiect.”<\/p>\n

\u00cemi iubesc jobul \u0219i acesta este cel mai important ingredient \u00een re\u0163eta unui event planner bun. Mai apoi, exist\u0103 o metodologie de planificare a proiectelor din orice domeniu, care poate fi aplicat\u0103 \u0219i adaptat\u0103 evenimentelor corporate. Urm\u0103toarele paragrafe pot fi considerate un ghid pentru oricine dore\u015fte (sau trebuie) s\u0103 organizeze evenimente pentru compania sa, explic\u00e2nd cele mai importante etape ale planific\u0103rii unui eveniment.<\/p>\n<\/div>

<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
\"Etapele<\/span>
<\/div><\/div><\/div>

Ini\u0163ierea<\/em><\/strong> unui Eveniment Corporate<\/h4>\n

Scopul acestei prime etape este de a clarifica. Este recomandabil s\u0103 ini\u0163ia\u0163i proiectul cu c\u00e2teva luni \u00eenainte de eveniment, \u00eens\u0103 calendarul exact depinde de tipul evenimentului corporate.<\/p>\n<\/div>

<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

\u00cen aceast\u0103 faz\u0103, trebuie s\u0103 r\u0103spunde\u021bi la o mul\u021bime de \u00eentreb\u0103ri pentru a v\u0103 asigura c\u0103 proiectul are un start bun. A\u015fadar, ce anume trebuie s\u0103 clarific\u0103m?<\/p>\n

SCOPUL evenimentului<\/em>.<\/strong> Care este motivul evenimentului? O aniversare important\u0103? Lansarea unui produs sau al unui serviciu nou? Se schimb\u0103 branding-ul companiei? Este extrem de important ca \u00een aceast\u0103 etap\u0103 s\u0103 se clarifice DE CE organiza\u0163i evenimentul, pentru ca toat\u0103 echipa de proiect s\u0103 \u00een\u0163eleag\u0103 \u015fi s\u0103 articuleze \u00eempreun\u0103 scopul.<\/p>\n

BUGETUL evenimentului<\/em>.<\/strong> La momentul ini\u0163ierii proiectului, vor exista doar estim\u0103ri de buget. Vom prelua denumirea din limba englez\u0103, \u015fi anume \u201cT-shirt size estimates\u201d. Costul evenimentului va fi de dimensiune S, M sau L? Pentru estimarea bugetului, echipa ar trebui s\u0103 ia \u00een considerare num\u0103rul de invita\u0163i, loca\u021bia vizat\u0103, num\u0103rul de furnizori implica\u021bi etc. Un punct de plecare potrivit pentru estimarea unui buget ar putea fi evenimentele corporate din trecut.<\/p>\n

ECHIPA \u0219i stakeholders<\/em>.<\/strong> Am men\u021bionat deja cuv\u00e2ntul \u201cechip\u0103\u201d de c\u00e2teva ori, deoarece ea va fi responsabil\u0103 pentru eveniment. Cine va fi sponsorul evenimentului? Nu ce companie, nu. Ce departament \u0219i ce persoan\u0103 va semna devizele \u0219i cine va pl\u0103ti facturile? Echipa de proiect trebuie s\u0103 desemneze un responsabil pentru fiecare din urm\u0103toarele activit\u0103\u0163i: planificarea \u0219i coordonarea evenimentului, marketing \u0219i comunicare, managementul furnizorilor, managementul bugetului, managementul riscului \u0219i, uneori, managementului tehnologiei. Crea\u0163i o procedur\u0103 de escalare pentru fiecare activitate, astfel \u00eenc\u00e2t s\u0103 \u015fti\u0163i cine poate lua deciziile \u00een cazul \u00een care intervin blocaje \u00een proiect.<\/p>\n

BENEFICII urm\u0103rite<\/em>.<\/strong> Care sunt beneficiile pe care compania le urm\u0103re\u015fte ca urmare a evenimentului? Unele beneficii sunt greu de m\u0103surat sau dureaz\u0103 mult pentru a fi vizibile. De exemplu, cum m\u0103sura\u021bi „cre\u0219terea loialit\u0103\u021bii angaja\u021bilor”? Ar putea dura o vreme p\u00e2n\u0103 la urm\u0103torul survey intern sau p\u00e2n\u0103 se vor analiza datele de reten\u0163ie. Face\u0163i o list\u0103 de beneficii urm\u0103rite \u015fi agrea\u0163i cu echipa ac\u0163iunile \u015fi termenele p\u00e2n\u0103 la care se vor analiza datele.<\/p>\n

APROB\u0102RI necesare<\/em>.<\/strong> Evenimentul necesit\u0103 o aprobare intern\u0103 \u00eenainte de a investi timp \u00een planificare? Dac\u0103 da, crea\u021bi o prezentare scurt\u0103 a evenimentului \u0219i trimite\u021bi-o spre aprobare. Este indicat s\u0103 ave\u0163i o prezentare scurt\u0103 a evenimentului chiar dac\u0103 nu este o cerin\u0163\u0103 intern\u0103, deoarece va fi un document foarte util pentru stabilirea parteneriatelor, pentru contactarea furnizorilor sau doar pentru a explica scopul evenimentului cuiva din intern.<\/p>\n<\/div>

<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
\"Planificarea<\/span>
<\/div><\/div><\/div>

Planificarea<\/em><\/strong> unui Eveniment Corporate<\/h4>\n

Aici \u00eencepe munca adev\u0103rat\u0103. Scopul acestei faze este de a facilita comunicarea \u0219i controlul prin definirea mijloacelor de livrare a evenimentului – unde, cum, de cine, c\u00e2nd, \u0219i c\u00e2t de mult.<\/p>\n<\/div>

<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Eu personal investesc foarte mult timp \u00een aceast\u0103 faz\u0103, cu scopul de a crea un plan u\u0219or de \u00een\u021beles pentru echip\u0103 \u0219i care nu las\u0103 loc de ne\u00een\u021belegeri.<\/p>\n

CERCETARE<\/em>.<\/strong> Echipa ar trebui s\u0103 \u00eenceap\u0103 faza de planificare cu o perioad\u0103 de cercetare, pentru a identifica furnizorii potrivi\u0163i pentru toate nevoile evenimentului. Crea\u0163i o list\u0103 de furnizori pentru loca\u0163ie, catering, divertisment, logistic\u0103, design, marketing \u0219i comunicare, activit\u0103\u021bi de teambuilding etc. \u00cen func\u021bie de dimensiunea \u0219i complexitatea evenimentului, aceast\u0103 activitate poate dura \u00eentre c\u00e2teva zile \u0219i c\u00e2teva s\u0103pt\u0103m\u00e2ni.<\/p>\n

NEGOCIERE<\/em> \u015fi CONTRACTARE<\/em>.<\/strong> Dup\u0103 identificarea furnizorilor potrivi\u021bi pentru evenimentul dumneavoastr\u0103, echipa trebuie s\u0103 cear\u0103 oferte pentru produsele \u0219i serviciile necesare. Primul lucru pe care trebuie s\u0103-l decide\u021bi este loca\u021bia \u0219i data. Planul de eveniment va fi construit \u00een func\u0163ie de aceste dou\u0103 decizii, adic\u0103 to\u0163i ceilal\u021bi furnizori vor trebui s\u0103 confirme disponibilitatea pentru data evenimentului. Sfatul meu ar fi s\u0103 nu alege\u0163i cele mai ieftine oferte, ci s\u0103 \u00eencerca\u0163i s\u0103 g\u0103si\u0163i cea mai bun\u0103 combina\u0163ie \u00eentre pre\u021b \u0219i calitate.<\/p>\n

PLANUL DE PROIECT<\/em>.<\/strong> Crea\u021bi o list\u0103 detaliat\u0103 de activit\u0103\u021bi necesare pentru evenimentul dumneavoastr\u0103, folosind o structur\u0103 WBS. \u00centreaga echip\u0103 trebuie s\u0103 participe la acest exerci\u0163iu, deoarece va trebui s\u0103 i\u015fi asume responsabilitatea pentru sarcinile specifice. Rezultatul ar trebui s\u0103 fie un plan de proiect care include etapele, activit\u0103\u0163ile, datele de \u00eenceput \u0219i final ale activit\u0103\u0163ilor durata activit\u0103\u0163ii, \u0219i alocarea resurselor.<\/p>\n

Planul de COMUNICARE<\/em>.<\/strong> Acest plan ar trebui s\u0103 includ\u0103 mijloacele de comunicare intern\u0103 \u0219i extern\u0103, cu publicul evenimentului. Pe plan intern, stabili\u021bi modul \u00een care vor fi transmise informa\u021biile: C\u00e2t de des se va \u00eent\u00e2lni echipa pentru a verifica progresul proiectului? Cum va fi informat managementul companiei \u00een leg\u0103tur\u0103 cu progresul pe plan? Extern: Cum ve\u021bi comunica cu publicul evenimentului? Dac\u0103 este un eveniment pentru angaja\u021bi, c\u00e2te e-mailuri \u0219i la ce date ve\u021bi trimite comunic\u0103rile? Dac\u0103 este vorba de o conferin\u021b\u0103, pe ce canale se va comunica informa\u0163ia despre eveniment \u0219i unde vor fi disponibile biletele?<\/p>\n

Gestionarea RISCURILOR<\/em>.<\/strong> Fiecare proiect are riscuri \u0219i identificarea acestora de la \u00eenceput este foarte important\u0103 pentru succesul evenimentului. Face\u021bi o sesiune de brainstorming cu echipa \u0219i \u00eencerca\u021bi s\u0103 v\u0103 g\u00e2ndi\u021bi la toate lucrurile care ar putea s\u0103 mearga prost \u00eenainte \u0219i \u00een timpul evenimentului, stabilind de asemenea actiuni corective \u0219i responsabili pentru managementul fiec\u0103rui risc. Acest articol<\/em><\/a> v\u0103 ofer\u0103 informa\u0163ii mai specifice despre gestionarea riscurilor.<\/p>\n

BUGETUL<\/em> evenimentului.<\/strong> Dup\u0103 ce majoritatea activit\u0103\u0163ilor de mai sus sunt complete, ve\u0163i avea o idee destul de clar\u0103 asupra investi\u0163iei necesare. Bugetul ar trebui urm\u0103rit separat de c\u0103tre responsabilul din echip\u0103, care va programa pl\u0103\u021bile pentru furnizori \u015fi se va asigura c\u0103 aprob\u0103rile interne sunt ob\u0163inute. Este indicat s\u0103 ad\u0103uga\u0163i un buffer de 5-10% peste bugetul calculat, pentru cheltuieli neprev\u0103zute.<\/p>\n

PROGRAMUL<\/em> evenimentului.<\/strong> Programul este fluxul de activit\u0103\u021bi din timpul evenimentului. Este foarte important s\u0103 existe un program exact care s\u0103 ajute echipa s\u0103 \u021bin\u0103 totul sub control \u00een timpul evenimentului.<\/p>\n<\/div>

<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
\"Implementarea<\/span>
<\/div><\/div><\/div>

Implementarea <\/em><\/strong>sau Execu\u0163ia<\/em><\/strong> unui Eveniment Corporate<\/h4>\n

Echipa de proiect va fi foarte ocupat\u0103 \u00een aceast\u0103 faz\u0103, deoarece trebuie s\u0103 transpun\u0103 planul \u00een ac\u021biune.<\/p>\n<\/div>

<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Pe baza planului, ve\u021bi avea activit\u0103\u021bi programate \u00een fiecare s\u0103pt\u0103m\u00e2n\u0103, alocate anumitor responsabili \u015fi cu rezultate concrete urm\u0103rite. \u00cen aceast\u0103 faz\u0103, activit\u0103\u0163ile principale vor fi:<\/p>\n