Așa cum evităm să îmbrăcăm o haină pe care o considerăm demodată, organizatorii de evenimente ar trebui să fie atenţi la ce “se poartă” în materie de evenimente corporate, sau și mai important, ce nu se mai poartă.

Ecusoane de hârtie

Cu siguranţă nimănui nu îi place să își atârne la gât un șnur care se termină cu o bucată de hârtie plină de informaţii inutile şi ilizibile pentru ceilalţi participanţi. Bineînţeles că avem nevoie de ecusoane din motive de securitate, însă putem găsi soluţii mai bune și mai prietenoase cu natura. Ecusoanele de hârtie creează un efort logistic prea mare și totodată…deșeuri atunci când nu sunt reciclate.

Se poate și altfel. Aplicaţii mobile, RFID, NFC, sunt opţiuni mult mai accesibile astăzi, care pot fi folosite nu numai pentru a controla accesul la eveniment, dar și pentru a ușura accesul la informaţie pentru participanţi, de exemplu prin adăugarea agendei evenimentului în aplicaţie, posibilitatea înscrierii participanţilor la diverse seminarii, transmiterea informaţiilor în timp util, etc.

Prezentări Power Point

Nu ne mai impresionează diagrame și tranziţii ȋn Power Point. Obiectivul unei prezentări nu ar trebui să fie urmărirea unor slide-uri colorate, ci asimilarea unor informaţii noi pentru participanţi și asta se poate face altfel decât am fost obișnuiţi până acum.

Este timpul să găsiţi alte modalități pentru a sublinia idei și puncte de vedere. Sugeraţi-le speakerilor să folosească diverse tipuri de materiale de prezentare cum ar fi video, imagini, sunete, obiecte, care să încurajeze publicul la participare. Este nevoie de un speaker cu multă carismă și experiență pentru a putea vorbi fără niște slide-uri care merg în fundal, dar rezultatul pentru participanţi va fi peste asteptări.

Broșuri de prezentare

Ȋn general primim la intrare o broșură care ne spune ce urmează să vedem și care sunt momentele importante ale evenimentului, și care eventual va conţine și o hartă a locaţiei pentru evenimentele mari. Acea broșură este citită o dată apoi este aruncată în primul coș de gunoi și în cel mai bun caz ajunge material de reciclare. Și totuși, se calculează un buget și pentru asta.

De ce să nu folosim și aici tehnologia și toate avantajele oferite de ea? Credeţi că participanţii vor fi reticenţi în a folosi o aplicaţie mobilă și afișaje interactive pentru informare? Părinţii noștri au conturi de email și profile pe Facebook, deci vremurile se schimbă. Oricine poate folosi o aplicaţie în zilele noastre, mai ales când e creată special pentru publicul evenimentului.

Formulare de feedback

Feedback-ul este foarte important și trebuie să ţinem cont de el, fără ȋndoială. Dar oare distribuirea unor formulare de contact de hârtie la sfârșitul evenimentului, completarea lor în grabă de către participanţi și apoi descifrarea scrisului de mână și introducerea rezultatelor ȋntr-un fișier Excel de către un biet angajat este un bun exemplu de folosire eficientă a timpului și a resurselor?

Keep it simple. Există multe alte soluţii digitale care ne scutesc de efortul de a scrie răspunsurile. De la chatbots care îndeamnă participanţii să ofere feedback în cadrul evenimentului, la sondaje trimise prin intermediul aplicaţiei mobile, la feedback prin reţele sociale sau survey online, toate aceste opţiuni pot genera feedback mai ușor și mai efficient. Puteţi crește rata de participare conditionând obţinerea certificatului de participare de oferirea feedback-ului, sau puteti oferi premii în bilete la preţ redus la următorul eveniment în schimbul feedback-ului.

Walkie talkie

Ȋntr-adevăr, erau o soluţie bună când au apărut, însă se poate mai bine și mai ușor acum. Cu excepția cazului în care planificați un eveniment într-un loc unde nu există semnal WiFi și telefon, există mai multe aplicații mobile pentru comunicare care pot asigura o legătură fiabilă și fără probleme între membrii echipei dumneavoastră, înlocuind cu succes orice radio. Amintiţi-vă doar să aveţi încărcătoare și baterii externe la îndemână.

Cash

Poate că locaţia nu permite folosirea plăţilor cu cardul sau nu oferă ATM, deci trebuie să vă gândiţi la participanţii care nu aduc destui bani cash cu ei și care totuși ar vrea să cheltuie. Deoarece nu doriţi să limitați veniturile generate de eveniment, alegeţi soluţii de plată care evită numerarul și implicit reduc timpul de asteptare la cozile de servire.

Organizatorii de festivaluri oferă un sistem de jetoane care se folosesc pentru achiziţionarea de mâncare și bautură sau soluţii RFID, cum ar fi folosirea unei simple brăţări electronice pentru plată.

Agenții de plasare personal

Obţinerea personalului necesar pentru eveniment de la o agenţie externă poate părea cea mai simplă soluţie, dar există riscul de a vă trezi în dimineaţa evenimentului cu un personal total neacdecvat sau slab instruit.

Este mult mai sigur să folosiţi o companie specializată în event planning, planning maniacs prin definiţie, dar cu un portofoliu de furnizori de încredere pe care știu că se pot baza și care vor putea asigura personal profesional pentru evenimentul dvs.

Le-am întâlnit toate cele de mai sus la evenimente diverse la care am participat. Probabil datorită lipsei de informare sau interes a organizatorilor. Sau doar pentru că „aşa se face”. Nu sunt de acord şi mereu îi stătuiesc pe colaboratorii MONDEVENTS să gândească inovativ, să găsescă soluţii mai simple şi mai eficiente, să schimbe percepţia conform căreia serviciile din România sunt de o calitate mai slabă şi să planifice evenimentele din perspectiva participantului. Se poate şi altfel.