A­m participat la multe evenimente corporate, ca angajat, ca invitat, dar și ca organizator. Prima perspectivă este cea care mi-a permis să mă plâng de tot ce nu am considerat „executat perfect”. Cea de-a doua perspectivă m-a ajutat să observ atât recomandări cât şi lucruri de evitat în cadrul evenimentului corporate. Dar cea de-a treia perspectivă, aceea a organizatorului şi cea mai importantă din punctul meu de vedere, mi-a arătat importanța comunicării. Luând în considerare toate situaţiile care creează acea cursă împotriva timpului când se organizează un eveniment corporate, pot spune că am învățat să fiu copilotul clienţilor mei.

Când majoritatea oamenilor se gândesc la un copilot de raliu, se gândesc instantaneu la persoana care stă în dreapta şoferului, strigând tot felul de numere și litere fără sens, în timp ce șoferul străbate un drum de munte cu viteză excesivă.

În realitate, slujba copilotului începe cu mult înainte ca ei să se prezinte la cursa propriu-zisă. În primul rând, una dintre cele mai importante activităţi înaintea începerii cursei este de a dezvolta un plan pentru echipă în funcție de obiectivele șoferului.

Dacă obiectivul șoferului este doar să termine cursa, să învingă un anumit competitor, sau îsi doreşte cu ardoare o victorie generală, copilotul va stabili activităţile echipei în aşa fel încât să fie cele mai potrivite pentru a atinge acele obiective setate.

Când se apropie week-end-ul cursei, începe „munca grea” pentru un copilot. El/ea devine „ceasul” și „calendarul” pentru întreaga echipă, asigurându-se că sunt acolo unde trebuie să fie, la momentul potrivit.

Înainte de începerea cursei, șoferii și co-pilotii vor petrece o zi sau două în recunoaștere pentru a cunoaşte traseul cât mai bine. Notiţele luate în timpul recunoaşterii traseului sunt instrumentul numărul unu pentru o cursă de succes, iar echipa trebuie să se sincronizeze perfect la fiecare mişcare.

Notiţele trebuie comunicate cu claritate, limbajul trebuie să fie precis și cât mai „economic”, pentru a transmite informații detaliate spunând puţine cuvinte de fapt.

Comunicarea în evenimente corporate

Similar cu comunicarea dintre șofer și copilot se întâmplă lucrurile la începutul fiecărui proiect, în acest scenariu un eveniment.

Înainte de a dezvolta planul de comunicare, Event Planner-ul trebuie să meargă în „recunoaştere”, astfel încât comunicarea să se deruleze cât mai eficient pe parcursul proiectului.

El va trebui să răspundă la următoarele întrebări:

  • Cine are nevoie de informații (în cadrul companiei, părțile terțe cu care colaborăm etc.)
  • Până când sunt aşteptate informațiile necesare
  • Modalitatea în care vor fi transmise informațiile
  • Cum vor fi arhivate comunicările în cazul în care trebuie să fie retrimise
  • Posibili factori care pot influența comunicarea (fusul orar, ore de lucru, tehnologii utilizate, diferențe culturale etc.

Desigur, în timpul proiectului, nevoile stakeholderilor ar trebui revizuite și actualizate ori de câte ori este necesar.

Planificarea managementului comunicării

Identificarea părților interesate (stakeholderi)

  • Crearea unui registru al părților interesate – acesta trebuie să conțină toate detaliile referitoare la persoanele interesate identificate, dar nu trebuie să se limiteze la: numele, poziția în cadrul organizației, locația, rolul în proiect, informațiile de contact etc.
  • Care sunt așteptările principale pe baza cerințelor, potențiala influență asupra proiectului și identificarea stadiului proiectului în care el / ea are cel mai mare interes
  • Clasificarea părților interesate: intern / extern, susținător / rezistor / neutru
  • Crearea unei hărţi pentru părțile interesate, pentru a vă ajuta să vizualizați mai bine toate informațiile de mai sus

Planul de management al proiectului

  • Acesta ar trebui să ofere îndrumări cu privire la modul în care pot fi implicați cel mai bine diferiți oameni în proiect
  • Planul de management al stakeholderilor – face parte din planul global de management al proiectului și descrie metodele și tehnologiile utilizate pentru comunicarea dintre părțile interesate
  • Utilizați aceste planuri pentru a determina nivelul de interacțiune necesar

Factorii de mediu ai organizatiei

  • Infrastructura organizatorică
  • Cultura organizaţională
  • Oamenii din companie
  • Condiții de piață
  • Toleranțe la risc

Planul de comunicare ar trebui să se nască pornind de la acești pași esențiali pentru a vă asigura că evenimentul se va desfăşura conform așteptărilor.

Imaginati-vă că Event Planner-ul este copilotul dumneavoastră. Există atât de multe lucruri pe care trebuie să le rezolvați înainte de şi în timpul unui eveniment, iar în acest sens este important să aveţi un partener de încredere, cu care să treceti peste ostacole și care vă poate „conduce” în siguranță la destinație. Fără un event planner bun, evenimentul poate deveni mai mult un factor de stres, decât o oportunitate de relaxare şi creştere a companiei.

Planificarea și organizarea unui eveniment corporate necesită multă muncă și strategie, însă rezultatele vor fi pe măsură. Dacă nu aveţi timp pentru a vă ocupa în totalitate de eveniment și nu doriţi să faceţi rabat de la calitate, puteţi oricând să externalizaţi organizarea evenimentului unei companii specializate în corporate event planning. Bineînţeles, recomand MONDEVENTS, Premium Corporate Partner.