7 minute bine investite.

N­­­­u cred că a fi organizat este un talent cu care ne naştem. Copil fiind, îmi făceam temele doar când îmi aducea aminte mama, sau îmi aranjam camera doar când acest lucru era condiţia pentru o tură de joacă afară cu copii. În facultate am învăţat la fel ca ceilalți colegi, în noaptea dinaintea examenului, chiar dacă la începutul fiecărui semestru făceam planuri despre cum urma să învăţ în mod regulat pentru fiecare curs.

Cred, totuși, că abilitățile organizaționale pot fi învățate și cultivate. Ne putem educa să fim organizaţi urmând anumiţi pași în orice proiect pe care îl gestionăm, fie personal, fie profesional. Și după 10 ani de practică, acesta este primul lucru care îmi vine în minte atunci când trebuie să mă prezint. „Sunt o persoană foarte organizată. Prin urmare, am devenit Manager de Proiect.”

Îmi iubesc jobul și acesta este cel mai important ingredient în reţeta unui event planner bun. Mai apoi, există o metodologie de planificare a proiectelor din orice domeniu, care poate fi aplicată și adaptată evenimentelor corporate. Următoarele paragrafe pot fi considerate un ghid pentru oricine doreşte (sau trebuie) să organizeze evenimente pentru compania sa, explicând cele mai importante etape ale planificării unui eveniment.

Etapele planificării unui eveniment corporate | MONDEVENTS

Iniţierea unui Eveniment Corporate

Scopul acestei prime etape este de a clarifica. Este recomandabil să iniţiaţi proiectul cu câteva luni înainte de eveniment, însă calendarul exact depinde de tipul evenimentului corporate.

În această fază, trebuie să răspundeți la o mulțime de întrebări pentru a vă asigura că proiectul are un start bun. Aşadar, ce anume trebuie să clarificăm?

SCOPUL evenimentului. Care este motivul evenimentului? O aniversare importantă? Lansarea unui produs sau al unui serviciu nou? Se schimbă branding-ul companiei? Este extrem de important ca în această etapă să se clarifice DE CE organizaţi evenimentul, pentru ca toată echipa de proiect să înţeleagă şi să articuleze împreună scopul.

BUGETUL evenimentului. La momentul iniţierii proiectului, vor exista doar estimări de buget. Vom prelua denumirea din limba engleză, şi anume “T-shirt size estimates”. Costul evenimentului va fi de dimensiune S, M sau L? Pentru estimarea bugetului, echipa ar trebui să ia în considerare numărul de invitaţi, locația vizată, numărul de furnizori implicați etc. Un punct de plecare potrivit pentru estimarea unui buget ar putea fi evenimentele corporate din trecut.

ECHIPA și stakeholders. Am menționat deja cuvântul “echipă” de câteva ori, deoarece ea va fi responsabilă pentru eveniment. Cine va fi sponsorul evenimentului? Nu ce companie, nu. Ce departament și ce persoană va semna devizele și cine va plăti facturile? Echipa de proiect trebuie să desemneze un responsabil pentru fiecare din următoarele activităţi: planificarea și coordonarea evenimentului, marketing și comunicare, managementul furnizorilor, managementul bugetului, managementul riscului și, uneori, managementului tehnologiei. Creaţi o procedură de escalare pentru fiecare activitate, astfel încât să ştiţi cine poate lua deciziile în cazul în care intervin blocaje în proiect.

BENEFICII urmărite. Care sunt beneficiile pe care compania le urmăreşte ca urmare a evenimentului? Unele beneficii sunt greu de măsurat sau durează mult pentru a fi vizibile. De exemplu, cum măsurați „creșterea loialității angajaților”? Ar putea dura o vreme până la următorul survey intern sau până se vor analiza datele de retenţie. Faceţi o listă de beneficii urmărite şi agreaţi cu echipa acţiunile şi termenele până la care se vor analiza datele.

APROBĂRI necesare. Evenimentul necesită o aprobare internă înainte de a investi timp în planificare? Dacă da, creați o prezentare scurtă a evenimentului și trimiteți-o spre aprobare. Este indicat să aveţi o prezentare scurtă a evenimentului chiar dacă nu este o cerinţă internă, deoarece va fi un document foarte util pentru stabilirea parteneriatelor, pentru contactarea furnizorilor sau doar pentru a explica scopul evenimentului cuiva din intern.

Planificarea unui Eveniment Corporate | MONDEVENTS

Planificarea unui Eveniment Corporate

Aici începe munca adevărată. Scopul acestei faze este de a facilita comunicarea și controlul prin definirea mijloacelor de livrare a evenimentului – unde, cum, de cine, când, și cât de mult.

Eu personal investesc foarte mult timp în această fază, cu scopul de a crea un plan ușor de înțeles pentru echipă și care nu lasă loc de neînțelegeri.

CERCETARE. Echipa ar trebui să înceapă faza de planificare cu o perioadă de cercetare, pentru a identifica furnizorii potriviţi pentru toate nevoile evenimentului. Creaţi o listă de furnizori pentru locaţie, catering, divertisment, logistică, design, marketing și comunicare, activități de teambuilding etc. În funcție de dimensiunea și complexitatea evenimentului, această activitate poate dura între câteva zile și câteva săptămâni.

NEGOCIERE şi CONTRACTARE. După identificarea furnizorilor potriviți pentru evenimentul dumneavoastră, echipa trebuie să ceară oferte pentru produsele și serviciile necesare. Primul lucru pe care trebuie să-l decideți este locația și data. Planul de eveniment va fi construit în funcţie de aceste două decizii, adică toţi ceilalți furnizori vor trebui să confirme disponibilitatea pentru data evenimentului. Sfatul meu ar fi să nu alegeţi cele mai ieftine oferte, ci să încercaţi să găsiţi cea mai bună combinaţie între preț și calitate.

PLANUL DE PROIECT. Creați o listă detaliată de activități necesare pentru evenimentul dumneavoastră, folosind o structură WBS. Întreaga echipă trebuie să participe la acest exerciţiu, deoarece va trebui să işi asume responsabilitatea pentru sarcinile specifice. Rezultatul ar trebui să fie un plan de proiect care include etapele, activităţile, datele de început și final ale activităţilor durata activităţii, și alocarea resurselor.

Planul de COMUNICARE. Acest plan ar trebui să includă mijloacele de comunicare internă și externă, cu publicul evenimentului. Pe plan intern, stabiliți modul în care vor fi transmise informațiile: Cât de des se va întâlni echipa pentru a verifica progresul proiectului? Cum va fi informat managementul companiei în legătură cu progresul pe plan? Extern: Cum veți comunica cu publicul evenimentului? Dacă este un eveniment pentru angajați, câte e-mailuri și la ce date veți trimite comunicările? Dacă este vorba de o conferință, pe ce canale se va comunica informaţia despre eveniment și unde vor fi disponibile biletele?

Gestionarea RISCURILOR. Fiecare proiect are riscuri și identificarea acestora de la început este foarte importantă pentru succesul evenimentului. Faceți o sesiune de brainstorming cu echipa și încercați să vă gândiți la toate lucrurile care ar putea să mearga prost înainte și în timpul evenimentului, stabilind de asemenea actiuni corective și responsabili pentru managementul fiecărui risc. Acest articol vă oferă informaţii mai specifice despre gestionarea riscurilor.

BUGETUL evenimentului. După ce majoritatea activităţilor de mai sus sunt complete, veţi avea o idee destul de clară asupra investiţiei necesare. Bugetul ar trebui urmărit separat de către responsabilul din echipă, care va programa plățile pentru furnizori şi se va asigura că aprobările interne sunt obţinute. Este indicat să adăugaţi un buffer de 5-10% peste bugetul calculat, pentru cheltuieli neprevăzute.

PROGRAMUL evenimentului. Programul este fluxul de activități din timpul evenimentului. Este foarte important să existe un program exact care să ajute echipa să țină totul sub control în timpul evenimentului.

Implementarea sau Execuţia unui Eveniment Corporate | MONDEVENTS

Implementarea sau Execuţia unui Eveniment Corporate

Echipa de proiect va fi foarte ocupată în această fază, deoarece trebuie să transpună planul în acțiune.

Pe baza planului, veți avea activități programate în fiecare săptămână, alocate anumitor responsabili şi cu rezultate concrete urmărite. În această fază, activităţile principale vor fi:

  • Coordonarea furnizorilor;
  • Implementarea acţiunilor corective pentru gestionarea riscurilor;
  • Implementarea strategiei de comunicare internă şi externă;
  • Întâlniri regulate cu echipa de proiect pentru a discuta progresul proiectului, precum și orice probleme sau riscuri care au apărut;
  • Raportare săptămânală – progres, obiective, următoarele actiuni;
  • Gestiune plăti furnizori;

Monitorizarea şi Controlul unui Eveniment Corporate

Pentru majoritatea proiectelor, etapa de monitorizare și control are loc în paralel cu faza de execuție, cel puțin în cazul proiectelor “agile”. Cu toate acestea, pentru evenimentele corporate, consider că această fază începe cu doar câteva zile înainte de eveniment și continuă până la sfârșitul evenimentului în sine.

Cu câteva zile înainte de eveniment, este indicat să revizuiţi lista de task-uri şi să vă asigurati că nu ati omis nimic. Contactați din nou toți furnizorii și verificaţi cu ei programul evenimentului pentru a vă asigura că sunt la curent cu sarcinile pentru care sunt responsabili, orele la care sunt planificate anumite momente şi confirmaţi numărul de invitaţi. Dacă există şi speakeri invitaţi la eveniment, asigurați-vă că prezentarea lor este pregătită și potrivită pentru eveniment.

Trimiteți comunicarea finală participanților, ca un memento că evenimentul se apropie și mai ales pentru a vă asigura că știu cum să ajungă la locaţie. Oferiţi informații despre locație, opțiuni de transport, vremea și tema evenimentului.

Creaţi împreună cu echipa o listă de activităţi pentru ziua evenimentului, cu responsabilităţi împărţite între membrii echipei. Includeţi în listă răspunsurile la întrebări ca: Cine se ocupă de primirea invitaţilor? Cum este planificat procesul de înregistrare? Cum se evită cozile la bar? Etc.

…Şi a sosit momentul mult așteptat: evenimentul urmează să înceapă. Dacă aţi făcut toate activităţile descrise mai sus, puteţi fi relaxat. Veţi putea să vă bucurați de eveniment, deoarece o echipă întreagă este acolo pentru a coordona toate activitățile.

Etapele planificării unui eveniment corporate | MONDEVENTS

Încheierea Evenimentului Corporate

Poate vă imaginaţi că un eveniment corporate se termină când ultimul oaspete părăsește locaţia. Nu e chiar aşa.

Există activități care trebuie făcute după eveniment. De la plata tuturor facturilor rămase, la trimiterea de note de mulțumire oaspeților și furnizorilor, colectarea de feedback de la participanţi și trimiterea comunicărilor post-eveniment, toate acestea sunt sarcini importante care necesită atenție.

Pe baza feedbackului oferit de oaspeți şi speakeri, echipa va trebui să evalueze cât de reușit a fost evenimentul și ce ar trebui repetat / îmbunătățit pentru evenimente viitoare.

MONDEVENTS lucrează cu companii care doresc să-și crească vizibilitatea pe piață sau să sărbătorescă succesul cu angajații și clienții, prin evenimente corporate care comunică povestea, viziunea și valorile companiei. Planificăm și gestionăm fiecare proiect de la concepție la execuție, organizând evenimente corporate care reflectă identitatea fiecărui client.