Încă din copilărie, am negociat cu părinții pentru toate lucrurile dorite. Crescând, orice mi-am cumpărat sau obținut, am avut grijă să fie o ”afacere bună”; de fapt calculam ce costuri presupunea comparativ cu beneficiul pe care mi-l aducea, urmărind maximizarea profitabilității.
Cred că există o legătură strânsă între productivitate și oameni. O productivitate ridicată îți permite să reinvestești în capitalul uman (și evident nu e vorba în mod exclusiv despre salarii), iar investițiile istețe atrag cu sine o productivite a muncii mai ridicată. Am început să reflectez la ce a scris Paul Krugman acum mai bine de 20 de ani: „Productivitatea nu e totul, dar pe termen lung e aproape totul”.
Deciziile pe care le luăm depind mult de perspectiva din care privim problema productivităţii, respectiv: productivitatea scăzută e cauzată de investiții slabe în capitalul uman sau nu putem investi în acesta din cauza unor factori ce reduc cu consecvență productivitatea?
Nu suntem aici pentru a rezolva toate problemele legate de productivitate pe care o companie le-ar putea întâlni. În schimb, suntem aici pentru a vă sprijini în creșterea productivității angajaților și parteneriatelor dumneavoastră, investind în aceștia.
Planificarea evenimentelor poate fi o aventură și o adevărată provocare, mai ales atunci când vine vorba despre Buget. Sunt atâtea de luat în considerare! Acesta este motivul pentru care un planner de evenimente corporate va fi partenerul perfect în planificarea bugetului.
Acest partener vă va ajuta să vă pregătiți pentru toate aspectele unui eveniment și se va asigura că veți economisi în loc să vă depășiți bugetul, fără a scăpa din vedere ceea ce doriți să îndepliniți prin fiecare eveniment.
Având un planner în echipa dumneavoastră, vă va fi mai ușor să planificați totul, până la cel mai mic detaliu, dar și să vă pregătiți pentru situații neprevăzute.
Bugetul evenimentului este o estimare a costurilor pe care evenimentul le presupune, calculate pe baza planurilor făcute și a unei cercetări prealabile a pieței. Indiferent dacă planificați un eveniment mic sau unul sofisticat, costurile evenimentului dumneavoastră corporate nu pot depăși bugetul alocat de management. Faceți cele mai bune alegeri pe măsură ce pregătiți evenimentul, cu ajutorul unui buget de cheltuieli.
Cum se creează bugetul evenimentului?
Atunci când organizatorii unui eveniment sunt pe aceeași lungime de undă cu direcția companiei, când au experiență în project management și dispun de o gamă largă de instrumente, evenimentele planificate vor fi cu siguranţă de calitate.
Creați cel mai bun plan pentru evenimentul dumneavoastă, alegând un partener premium, pentru a vă asigura că aceste trei etape vor fi atent urmate: Planificare, Monitorizare, Control.
Planificare
- Crearea bugetului de cheltuieli va defini modul în care se estimează acestea, ce presupune acest buget și modul în care costurile vor fi controlate.
- Unități de măsură
- Nivelul de precizie și nivelul de acuratețe – intervalul acceptabil de toleranță +/- 10
- Praguri de control – toleranță admisă înainte de a acționa
- Reguli de gestionare a performanței
- Formate de raportare
- Alte detalii: informații privind finanțarea, așteptările privind fluxul de numerar, înregistrarea costurilor globale.
Mai jos sunt câteva exemple ale aspectelor pe care Plannerul evenimentului le va lua în considerare pentru a vă ajuta să luați cele mai bune decizii:
Locația evenimentului
Cheltuielile cu locația includ banii investiţi în rezervarea locației. Faceți un buget pe baza costurilor ce le-ar putea presupune aceasta. De asemenea, luați în considerare costurile ascunse care pot apărea, cum ar fi cele asociate cu siguranța, iluminatul sau încălzirea.
Logistică (asigurări, contracte, autorizații etc.)
Aveți nevoie de autorizații speciale sau de asigurare pentru găzduirea evenimentului? Fiecare dintre aceste posibile costuri țin de logistică, un aspect important al oricărui buget. Pentru a estima cât de mult vă vor costa, trebuie să țineți cont în principal de locul unde se desfășoară evenimentul dumneavoastră corporate.
Marketing & PR
Marketingul este un aspect important al oricărui eveniment. Poate reprezenta un procent semnificativ din bugetul evenimentului pe care îl organizați, mai ales dacă doriţi să obțineţi profit prin ataşarea unei taxe de participare la eveniment. Luați în considerare instrumentele pe care le veți utiliza pentru a vă promova evenimentul și optați pentru cele care se potrivesc cel mai bine bugetului dumneavoastră.
Transport & Cazare
Compania va oferi cazare tuturor participanților la eveniment? Dacă da, cât va costa asta? Deși acest lucru poate fi un aspect nu atât de important al bugetului dumneavoastră, în funcție de dimensiunea și grandoarea evenimentului, asigurați-vă că țineți cont de acest cost încă de la începutul planificării bugetului, pentru a nu subestima sumele necesare.
Food & drinks
Cât va costa? Acest lucru depinde de numărul de persoane pe care vă așteptați să le găzuiți, precum și de varietatea meniului. Estimați costurile în funcție de mărimea și tipul evenimentului pe care îl organizați.
Cheltuieli cu personalul
Pentru a evita dificultățile financiare care ar putea apărea din cauza unui eveniment bugetat insuficient, includeți și aceste cheltuieli în bugetul evenimentului. Plannerul de eveniment sau managerii vor trebui să determine numărul de persoane necesare pentru a organiza și desfășura un eveniment de succes. Determinați durata acestuia și calculați care va fi compensarea cuvenită.
După planificarea evenimentului, Partenerul dvs. Corporate Premium va întreprinde acțiuni serioase în ceea ce privește monitorizarea și controlul bugetului. Cum?
Fiți pregătiți pentru ajustări
Un buget e asemănător scrierii unei cărți. Procesul poate necesita ajustări majore, rezultând mai multe ”ciorne”. Cele mai bune bugete de cheltuieli le permit organizatorilor să facă aceste ajustări de câte ori e nevoie; înainte, în timpul, după sau între evenimente.
Îmbunătățiți bugetul în timp
Calcularea cheltuielilor, de exemplu în ceea ce privește alegerea locației, poate dura ceva timp. Ar trebui să fiți flexibili în găsirea variantelor posibile. Acest lucru va permite plannerului de eveniment să eficientizeze bugetul pe măsură ce dispune de detalii pe care nu le-a avut la începutul planificării bugetului. Utilizarea unui instrument ROI pentru eveniment vă este util pentru a obține o imagine completă a valorii evenimentului, va veni la îndemână atunci când veți analiza proftabilitatea evenimentului și vă va servi și pentru a calcula bugetele viitoare.
Includeți întotdeauna un buget pentru situații de urgență
Includerea unui buget de urgență îl ajută pe un planner de evenimente corporate să se pregătească pentru situații neprevăzute. Așadar, atunci cînd vă alegeți colaboratorul în organizarea evenimentelor, acționați cu grijă. Cel mai bun vă va învăța cum să vă ajustați bugetul, să îl îmbunătățiți în timp și să vă pregătiți pentru neprevăzut, indiferent în ce stadiu al planificării vă aflați.
Aşadar, acționați înțelept, alegând Partenerul Corporate Premium care vă va ajuta să vă construiţi bugetul, să îl îmbunătățiți în timp și să vă pregătiți pentru situaţii neașteptate, indiferent de stadiul în care vă aflaţi.
