Există mai multe tipuri de evenimente corporate pe care aţi putea să le organizaţi pentru compania dumneavoastră, cele mai cunoscute fiind descrise în următoarele rânduri. Deşi unele pot părea foarte comune, fiecare tip de eveniment poate fi transformat în ceva special pentru invitaţi, depinde doar de imaginaţia şi energia investită în organizarea lui.

έ­­­ntâlnire de afaceri

Primul şi cel mai simplu tip de eveniment corporate este organizarea unei întâlniri de afaceri, care poate lua forma unei şedinţe importante şi de lungă durată cu colegii dumneavoastră, dar poate însemna şi o întâlnire a asociaţilor sau investitorilor companiei.

Pentru ca acest tip de eveniment să se desfăşoare în condiţii bune, ar fi bine să fiţi atent la următoarele detalii:

  • Rezervaţi sala de şedinte sau locaţia cu cel puţin două săptămâni înainte de data evenimentului.
  • Trimiteţi invitaţia online imediat după ce aţi asigurat locaţia, pentru ca participanţii să îşi poată planifica programul corespunzător. Puteţi trimite invitaţia iniţială fără o agendă ataşată, urmând să actualizaţi invitaţia ulterior incluzând agenda.
  • Creaţi o agendă cât mai completă pentru eveniment. Astfel, participanţii vor putea să se informeze în avans pe temele discutate şi vor ştii dacă trebuie să acopere ei anumite subiecte din şedinţă.
  • Asiguraţi-vă că există cafea/apă/ceai şi gustări disponibile pentru participanţi. Dacă întâlnirea durează câteva ore, programul zilei va trebui să acomodeze o pauză mai mare pentru masa de prânz, care poate fi oferită din partea companiei.
  • Verificaţi dacă sunt disponibile toate materialele necesare pentru şedinţă/întâlnire (flipchart, whiteboard, sticky notes, instrumente de scris, etc.).
  • Atribuiţi cuiva responsabilitatea de a ţine minuta şedinţei şi de a o circula după ce evenimentul s-a încheiat.

E­venimente de divertisment pentru clienţi sau parteneri de afaceri

Uneori va trebui să vă ocupaţi de evenimente care au drept scop întărirea relaţiilor cu clienţii actuali sau viitorii parteneri de afaceri ai companiei. Multe firme aleg variante extravagante pentru a-şi delecta clienţii, iar aceasta este o ocazie pentru a vă demonstra creativitatea.

Câteva sfaturi utile:

  • Cunoașteți-vă publicul. Aflaţi cât de multe informaţii puteţi despre preferinţele invitaţilor pentru a oferi o experiență cât mai pe gustul lor.
  • Verificaţi ultimele evenimente organizate pentru clienţi în ultimii ani, pentru a nu repeta tematica sau locaţia.
  • Creaţi un eveniment care să transmită mesajul companiei pentru client/partener, pentru a inspira loialitate.
  • Nu uitaţi că … ce se întâmplă în Vegas rămâne în Vegas.

Fiecare tip de eveniment corporate poate fi transformat în ceva special pentru invitaţi, depinde doar de imaginaţia şi energia investită în organizarea lui.

L­ansare de produs

Orice produs nou al companiei trebuie prezentat clienţilor, investitorilor şi angajaţilor. Tipul de produs lansat va dicta tematica evenimentului şi va necesita o abordare diferită, dar entuziasmul creat de ceva nou va trebui exprimat în fiecare moment al evenimentului.

Cred că „povestea” produsului ar trebui spusă într-o manieră memorabilă:

  • Inspiraţi publicul împărtășind povestea creării noului produs sau serviciu, menţionând clar ce problemă adresează şi în ce modalitate face asta.
  • Organizaţi prezentări interne cu grupuri mai mici înainte de evenimentul de lansare. De exemplu prezentaţi produsul departamentului de marketing sau celui de relaţii cu clienţii pentru a obţine feedback pe care îl veţi putea folosi la organizarea evenimentului: care sunt caracteristicile produsului/serviciului care ar trebui subliniate, care va fi poziţionarea de marketing, etc.
  • Creaţi o echipă care să se ocupe de managementul invitaţilor. Nu aţi vrea să nu aveţi un sistem RSVP bine pus la punct sau să omiteţi trimiterea invitaţilor celor mai importanţi clienţi…

T­­­­raining intern pentru angajaţi

Există încă multe companii care aleg să nu externalizeze activitatea de training pentru angajaţi, probabil deoarece au resurse interne disponibile şi doresc să se asigure că instruirea angajaţilor se face în spiritul culturii companiei.

Din păcate, mulţi dintre colegii dumneavoastră nu vor arăta interes pentru training, mai ales când este vorba de un training obligatoriu la care nu au optat să participe, sau pe care nu îl consideră important în dezvoltarea lor profesională.

Puteţi face progrese în a combate atitudinile negative prin:

  • Prezentarea materialelor într-un mod atragător. Renunţaţi la slide-uri PPT şi încercaţi să oferiţi un training care să îi implice activ pe participanţi. Asta se poate face prin jocuri de rol, video scurte pe baza cărora se poate discuta, etc.
  • Ataşaţi o parte practică la training. Cum anume îl va ajuta pe participant acel training? Nu-i explicaţi cum va economisi banii companiei, ci mai bine prezentaţi care este beneficiul său personal.
  • Încurajați participanţii să împărtășească experiența trainingului pe social media, de exemplu pe Workplace. Acest lucru va crea entuziasm între sesiuni și vă poate ajuta cu următoarele grupuri.

C­­­­onferinţa anuală de vânzări. 

Conferinţele cu oameni de vânzări au un vibe aparte, asta deoarece oamenii de vânzări sunt energici şi competitivi. În cadrul acestei conferinţe se vor acorda premii pentru cei care şi-au îndeplinit targetele de vânzări în anul anterior şi se vor prezenta bugetele şi obiectivele pentru anul în curs.

Echipa dumneavoastră de vânzări este probabil una dintre cele mai dinamice din companie, deci organizarea unui eveniment pentru ea poate fi o adevărată provocare. Ei vor să li se recunoască meritele, pentru că sunt conștienți de faptul că o mare parte din veniturile companiei li se datorează. Pentru a le oferi un eveniment memorabil:

  • Inseraţi mai multe momente de divertisment in cadrul conferinţei, care să rupă ritmul şi să menţină participanţii implicaţi. Nişte exemple ar putea fi un moment de flashdance, o orchestra de muzica clasică, concursuri şi multe altele.
  • Activităţile ar trebui să înceapă imediat ce invitaţii ajung la locaţie, nu după două-trei ore.
  • Oferiţi-le ocazia să se laude cu realizările lor, creaţi profile pe Social Media pentru eveniment şi încurajaţi participanţii să posteze momente ale conferinţei.
  • Creaţi o aplicaţie mobilă pentru eveniment, pentru ca invitaţii să poată avea access în timp real la toate informaţiile despre eveniment şi pentru a se putea conecta cu ceilalţi participanţi.

T­­­­ârguri şi expoziţii

Există varianta de a organiza prezenţa companiei la un târg/expoziţie (standul companiei şi echipa) sau de a organiza un târg propriu zis la care să participe mai multe companii. În ambele situaţii va trebui să colaboraţi cu echipele de marketing şi vânzări.

Sfaturi pentru planificare:

  • În cazul în care târgul va avea loc în altă localitate, rezervaţi cazarea cu destul timp înainte, chiar dacă nu ştiţi exact cine din compania dumneavoastră va participa. Puteți oricând să sunați după ce decideţi detaliile și să schimbați numele rezervărilor. În acest mod veţi închide riscul de a nu mai găsi locuri de cazare disponibile.
  • Decideţi cine din fiecare department va fi în echipă de proiect şi creați o listă de Roles & Responsibilities împreuna cu echipă. Recomand asta pentru a evita presupunerile că cealaltă persoană se va ocupa de o anumită activitate.
  • Organizaţi întâlniri săptămânale cu echipa de proiect pentru a verifica progresul activităţilor de planificare a târgului.
  • Asiguraţi-vă că echipa de marketing are un plan de comunicare pe canalele de social media.
  • Clarificaţi bugetul alocat evenimentului încă de la începutul planificării şi adaugaţi încă 10% pentru activităţi neprevăzute. Ar fi foarte bine să nu fie nevoie să cheltuiţi acest buget adiţional, dar experiența ne spune că aproape întotdeauna vor apărea cheltuieli de ultim moment.

T­­­­eam Building

Majoritatea companiilor organizează activităţi de team building şi, deşi ar fi varianta recomandată, nu întotdeauna colaborează cu o agenţie externă pentru asta. Bunăstarea angajaţilor ar trebui să fie o prioritate pentru orice companie care are planuri de creştere, iar organizarea unui team building este o ocazie bună pentru a adresa anumite probleme interne companiei care afectează productivitatea. Exemple ar putea fi colaborarea deficitară între departamente, loialitatea angajaţilor care se traduce într-o rată ridicată de attrition sau probleme de calitate a proceselor. Un team building bine organizat cu activităţile potrivite poate fi primul pas în ameliorarea problemelor.

Pentru a organiza un team building reuşit, ar fi indicat să:

  • Discutaţi cu echipa de management pentru a identifica problemele care se doresc adresate. Astfel vă va fi mai ușor să decideţi ce activităţi de echipă ar trebui inserate în eveniment.
  • Anunţaţi intern evenimentul cu cel puţin câteva săptămâni înainte, mai ales când este vorba de un team building care se întinde pe mai mult de o zi sau are loc într-o altă localitate.
  • Exceptând situaţia în care este un eveniment obligatoriu (ceea ce nu este indicat), încurajaţi angajaţii să participe printr-un marketing intern bun şi comunicări periodice. Spuneţi-le exact care e beneficiul pentru ei în a participa la team building.
  • Puneţi la punct un sistem de RSVP bun pentru a nu crea costuri adiţionale neştiind exact câte persoane vor participa. Calculaţi mereu +10% la serviciile de cazare, catering şi transport. Mereu vor exista întârziaţi care vă vor anunţa în ultimul moment că vor şi ei să participe.
  • Colaboraţi cu cei mai buni traineri pe problemele pe care doriţi să le adresaţi. Suma plătită în plus pentru a-i aduce pe cei mai buni este infirmă comparativ cu costul complet al evenimentului şi rezultatele sunt mai importante.

P­­­­etreceri aniversare sau Summer/Winter parties

Angajaţii companiei aşteaptă cu interes acest petreceri la care se sărbătoreşte succesul, marchează începutul verii sau sfârşitul unui an. Aceste petreceri sunt un prilej foarte bun pentru a întări mesajul pe care compania vrea să îl transmită angajaţilor sau pentru a reaminti valorile de bază ale companiei. De asemenea, le oferă angajaților un sentiment de participare în creșterea și dezvoltarea companiei în care fac parte.

Deoarece o petrecere corporate necesită multă muncă pentru creionarea conceputului şi brandingului evenimentului, contractarea locaţiei, identificarea şi coordonarea furnizorilor potriviţi, managementul bugetului, comunicare de marketing intern şi/sau extern, RSVP, etc., este recomandat să apelaţi la o agenţie externă care se poate ocupa de tot evenimentul.

MONDEVENTS este partenerul preferat al companiilor din Cluj Napoca când vine vorba de organizarea de evenimente corporate, fie că vorbim de conferinţe, seminarii și lansări de produse, sau petreceri aniversare tematice, Summer Party sau Winter party. Va putem ajuta să creaţi momente speciale pentru angajaţii și colaboratorii companiei dumneavoastră, acoperind toate nevoile de planificare și coordonare a diverselor evenimente.